Jakiś czas temu pisaliśmy na tym blogu na temat windykacji w Niemczech. Pora na naszego kolejnego sąsiada – Rosję.

Rosja jest dla Polski jednym z najważniejszych rynkiem eksportowym spoza Unii Europejskiej. Ostatnie wydarzenia polityczne oraz ich skutki gospodarcze sprawiają jednak, że coraz więcej polskich firm doświadcza trudności we współpracy z rosyjskimi partnerami oraz z odzyskiwaniem należności od nich.

Napięcie polityczne, problemy gospodarcze takie, jak spadek wartości rubla czy regulacje bankowe dotyczące wykonywania przelewów zagranicznych mogą pogorszyć relacje biznesowe między polskimi i rosyjskimi kontrahentami oraz spowodować problemy z płatnościami za faktury. Wierzyciele, którzy chcą odzyskać należne pieniądze muszą brać pod uwagę kilka czynników, m.in.:

  • konieczność sformalizowania relacji biznesowych: należy podpisać umowę o współpracy z rosyjską firmą i inne dokumenty transakcyjne oraz posiadać ich oryginały. Świadczą one o istnieniu zobowiązania i są podstawą do odzyskania należności;
  • skłonność niektórych firm do oszukiwania: działają jako tzw. firmy-słupy, a celem ich działalności jest wyłudzanie pieniędzy – współpraca z nimi niesie spore ryzyko utraty należności;
  • niektóre firmy podają niski kapitał zakładowy, dzięki czemu już na samym początku działalności „zabezpieczają” swoje środki przed możliwością windykacji;
  • różnice kulturowe i językowe.

Jak odzyskać należności?

Najbezpieczniejszym sposobem odzyskania należności jest powierzenie sprawy wyspecjalizowanej firmie windykacyjnej, która zna realia rosyjskiego rynku i potrafi skutecznie odzyskiwać należności na tym terenie. Przy wyborze firmy warto zwrócić uwagę na jej doświadczenie w odzyskiwaniu należności w Rosji oraz działalność w międzynarodowym środowisku, np.  w organizacjach branżowych. Taka firma powinna mieć swój oddział w Rosji lub współpracować z rzetelnymi partnerami w tym kraju. Warto wybrać firmę, która pobiera wynagrodzenie w modelu success fee, czyli po pozytywnym zakończeniu sprawy.

Niekiedy polscy przedsiębiorcy decydują się na przekazanie sprawy bezpośrednio do rosyjskiej firmy windykacyjnej, jednak wybierając takie rozwiązanie muszą liczyć się z ryzykiem utraty kontroli nad postępowaniem. Ponadto nieznani zagraniczni windykatorzy mogą stosować pozaprawne metody odzyskiwania pieniędzy – w takiej sytuacji polscy zleceniodawcy narażają się na utratę należności oraz konsekwencje karno-prawne.

Warto pamiętać o możliwości zawarcia ugody pozasądowej, która jest swego rodzaju porozumieniem dotyczącym spłaty zadłużenia pomiędzy wierzycielem i dłużnikiem. Ugoda może być zawarta przed rozpoczęciem windykacji polubownej, w jej trakcie lub po jej zakończeniu.

O czym należy pamiętać?

  1. Regulacje bankowe dotyczące wykonywania przelewów zagranicznych w Rosji wymagają posiadania oryginałów dokumentów transakcyjnych, takich jak umowa czy faktura.
  2. Płatności za faktury są zwykle dokonywane przelewem bankowym. Wierzyciele muszą zatem sformalizować relacje biznesowe: posiadanie dokumentów transakcyjnych świadczy o istnieniu zobowiązania i jest niezbędne w procesie odzyskania należności.
  3. Zdobycie informacji o kontrahencie: pełnych danych kontaktowych, adresu siedziby, numeru identyfikacyjnego VAT ułatwi proces odzyskiwania należności.
  4. Podpisanie umowy o współpracy opartej na prawie rosyjskim ułatwi i przyspieszy windykację – pozwoli od razu skierować sprawę do egzekucji w Rosji i ominąć procedury takie, jak rozpatrzenie sprawy przez polski sąd, uzyskanie wyroku w Polsce, uprawomocnienie go i nadanie mu klauzuli wykonalności.
  5. Proces windykacji w Rosji może trwać do 10 miesięcy.
  6. Najlepiej rozpocząć proces odzyskiwania należności przed upływem okresu przedawnienia, który ogólnie wynosi trzy lata, a w przypadku usług transportu – rok. Po tym czasie odzyskanie pieniędzy jest trudniejsze – dłużnicy mogą starać się o oddalenie sprawy  ze względu na upływ terminu przedawnienia.
  7. Koszty windykacji na terenie Rosji są pokrywane przez wierzyciela, chyba że zapisy w umowie między wierzycielem i dłużnikiem świadczą inaczej.
  8. W Rosji płacenie odsetek od należności nie jest powszechną praktyką.
  9. Ze względu na rozmiar kraju wizyty terenowe są stosowane bardzo rzadko.

Przedsiębiorcy powinni chronić swój biznes dzięki sprawdzaniu wiarygodności rosyjskich kontrahentów przed rozpoczęciem współpracy. W tym celu mogą:

  • zamówić raport gospodarczy: najbezpieczniej jest powierzyć to zadanie firmie windykacyjnej znającej rosyjskie realia i potrafiącej uzyskać rzetelne informacje na temat danej firmy,
  • sprawdzić informacje o kliencie dostępne w Internecie: należy zwrócić uwagę na wiarygodność źródeł,
  • uzyskać informacje od kontrahentów z branży klienta.

Prowadzenie działalności na zagranicznych rynkach jest dużą szansą dla polskich firm. Jednak z powodu trudnej sytuacji polityczno-gospodarczej na rynkach takich, jak Rosja, przedsiębiorcy muszą liczyć się z wyższym ryzykiem wystąpienia utrudnień w spłacie należności oraz odzyskiwania ich. Dlatego warto odpowiednio sprawdzić kontrahentów przed rozpoczęciem współpracy oraz zabezpieczyć oryginały dokumentów transakcyjnych. Takie działania pozwolą zminimalizować ryzyko wystąpienia problemów z płatnościami i pozwolą firmie zachować płynność finansową.