Przedsiębiorcy często zastanawiają się jak skutecznie zabezpieczyć swoją pozycję na wypadek wystąpienia nieoczekiwanych zdarzeń, które utrudniają lub uniemożliwiają prawidłową dostawę towarów lub świadczenie usług. Nigdy nie można bowiem wykluczyć, że transakcja nie zostanie zrealizowana zgodnie z zamiarem stron, niekoniecznie z przyczyn zależnych od samych jej uczestników. Może zdarzyć się również tak, że kontrahent okaże się nierzetelny, nie odbierze towaru w ustalony wcześniej sposób lub nie zapłaci należnej ceny.

Transakcje z podmiotami zagranicznymi – ze względu na odległość, lokalne praktyki gospodarcze czy nawet bariery językowe – obarczone są szczególnym ryzykiem. Polscy przedsiębiorcy powszechnie korzystają z dostępnych na rynku form zabezpieczenia zagranicznych transakcji handlowych, takich jak chociażby ubezpieczenia czy gwarancje. Często również żądają przedstawienia takiego zabezpieczenia od swoich zagranicznych kontrahentów.

Dla zwiększenia poziomu pewności i przewidywalności obrotu zagranicznego, nawet w drobniejszych sprawach, eksporterzy powinni również dążyć do zawierania umów handlowych na piśmie a nie polegać wyłącznie na formularzach zamówień czy korespondencji elektronicznej.

Decydując o warunkach transakcji na piśmie strony mogą wybrać prawo państwa, któremu umowa będzie podlegała oraz sąd właściwy do rozpoznania ewentualnych sporów, które pojawią się w przyszłości. Kontrahenci mogą również postanowić, że spory powstałe na gruncie wiążącej ich umowy będą rozpoznawane na drodze polubownej np. przez wskazany stały sąd arbitrażowy na zasadach określonych w jego regulaminie.

KORZYŚCI PŁYNĄCE Z ARBITRAŻU

Zwolennicy metod polubownego rozstrzygania sporów wskazują długą listę argumentów przemawiających za skutecznością takiego rozwiązania. I trudno się z nimi nie zgodzić. Postępowania arbitrażowe są mniej sformalizowane, toczą się szybciej i – co ważne dla każdego przedsiębiorcy – w ogólnym rozrachunku bywają tańsze niż postępowania przed sądem państwowym.

Korzyści płynące ze skierowania sprawy do postępowania polubownego to między innymi:

  • brak nadmiernego formalizmu i swoboda wyboru sądu, języka i miejsca postępowania
  • jednoinstancyjność postępowania
  • oszczędność kosztów
  • poufność postępowania
  • przewidywalność postępowania
  • możliwość wyboru profesjonalnych i doświadczonych mediatorów i arbitrów – prawników i ekspertów z dziedziny, której dotyczy spór
  • możliwość rozstrzygnięcia sporu na zasadzie słuszności
  • koncentracja materiału dowodowego
  • wykonalność wyroków.

Alternatywne metody rozstrzygania sporów są wyjątkowo skuteczne w tych wszystkich przypadkach, gdy strony pochodzą z różnych państw i systemów prawnych. Przebieg postępowania arbitrażowego jest zdecydowanie bardziej przewidywalny i przyjazny niż postępowania przed sądem państwa obcego. Ponadto, strony pochodzące z różnych jurysdykcji mogą umówić się, że ich sprawa będzie rozpoznawana na zasadzie słuszności, a nie na podstawie przepisów krajowych właściwych dla jednego z kontrahentów.

ZAPIS NA SĄD POLUBOWNY

Poddanie sporu pod rozstrzygnięcie sądu polubownego jest prawem stron, wobec tego powinno wynikać z ich zgodnej decyzji. Warunkiem przekazania sporu pod rozstrzygnięcie sądu arbitrażowego jest dokonanie tak zwanego zapisu na sąd polubowny.

Zapis na sąd polubowny powinien wskazywać:

  • strony sporu
  • stosunek prawny, którego dotyczy
  • stały lub doraźny sąd arbitrażowy właściwy do rozstrzygnięcia sporu
  • regulamin postępowania
  • arbitrów, mediatorów lub ekspertów powołanych do rozpoznania sporu i ich liczbę
  • język postępowania
  • termin rozstrzygnięcia sporu.

Zapis na sąd polubowny może przybrać formę:

  • odrębnej umowy stron, zawartej przed wykonaniem transakcji i oddającej ewentualne przyszłe spory pod rozstrzygnięcie sądu arbitrażowego
  • klauzuli arbitrażowej zawartej w umowie regulującej transakcję (np. w umowie sprzedaży towarów), fakturze, rachunku, oświadczeniu stron
  • umowy stron, oddającej już istniejący spór pod rozstrzygnięcie sądu polubownego (klauzula kompromisarska).

Polubowne rozstrzyganie sporów jest dobrowolne, musi wynikać ze zgodnej, wyartykułowanej woli stron umowy i opiera się na zasadach równości stron i słuszności.

Ze względu na dobrowolny charakter sądownictwa polubownego, strony mają dowolność w wyborze formy przekazania sprawy pod arbitraż. Zapis na sąd polubowny będzie skuteczny, jeśli tylko zostanie utrwalony w taki sposób, aby można go było odczytać lub odtworzyć. Strony transakcji mogą na przykład wyrazić zgodną wolę poddania sprawy pod arbitraż w korespondencji elektronicznej. Zgodna wola stron w tym zakresie może również zostać zarejestrowana w nagraniu rozmowy np. telefonicznej.

Z uwagi na obowiązującą zasadę równości stron, nieskuteczne będą wszystkie postanowienia zapisu na sąd polubowny, które przyznają jednej ze stron sporu więcej praw i przywilejów niż drugiej – np. przyznają jej wyłączne prawo wyboru arbitrów.

Zapis na sąd polubowny jest elementem stosunku prawnego łączącego kontrahentów i powinien pozostawać z nim w związku. Powinien również zostać sporządzony w wersji językowej właściwej dla umowy, której dotyczy lub przynajmniej zrozumiałej dla każdej ze stron transakcji.

STAŁE SĄDY ARBITRAŻOWE

Jeśli strony transakcji zdecydują się na polubowne rozstrzyganie przyszłych lub istniejących pomiędzy nimi sporów, mogą zdecydować czy sprawa będzie rozstrzygana przez jeden ze stałych sądów arbitrażowych, funkcjonujących przy krajowych i międzynarodowych organizacjach handlowych, czy też samodzielnie wybiorą arbitrów właściwych do rozpoznania ich sprawy kiedy nadejdzie taka konieczność (arbitraż doraźny/ad hoc).

Korzystanie ze stałej instytucji sądownictwa polubownego ma wiele zalet. Stałe sądy arbitrażowe działające przy organizacjach lub izbach handlowych w Polsce i na świecie, mają duże doświadczenie w polubownym rozpoznawaniu sporów. Działają zgodnie z wypracowanym oficjalnym regulaminem, co zapewnia sprawny przebieg postępowania. Publikują również rekomendowane, modelowe (wzorcowe) brzmienie zapisu na sąd polubowny, którego zastosowanie eliminuje ryzyko sporządzenia przez strony nieskutecznego postanowienia w tym zakresie. Jeśli strony transakcji nie zdecydują się na wybór stałego sądu polubownego, wówczas powinny samodzielnie określić zasady i warunki prowadzenia sporu i wyboru arbitrów.

Decydując się na poddanie sporów pod rozstrzygnięcie sądu polubownego, warto skorzystać z gotowych rozwiązań instytucji arbitrażowych. Wybór stałego sądu polubownego daje pewność, że postępowanie będzie toczyło się zgodnie z obowiązującymi zasadami arbitrażu międzynarodowego, a wydane rozstrzygnięcie będzie uznawane i wykonalne w większości państw na świecie.

Wśród przedsiębiorców największą popularnością cieszą się:

  • Sąd Arbitrażowy przy Krajowej Izbie Gospodarczej w Warszawie
  • Sąd Arbitrażowy przy Konfederacji Lewiatan w Warszawie
  • Sąd Arbitrażowy przy Międzynarodowej Izbie Handlu w Paryżu
  • Sąd Arbitrażu Międzynarodowego w Londynie
  • Międzynarodowy Sąd Arbitrażu Federalnej Izby Handlowej w Wiedniu.

Na stronach internetowych tych instytucji dostępne są ich modelowe, rekomendowane  i aktualne zapisy na sąd polubowny (w różnych wersjach językowych), treść regulaminu funkcjonowania sądu polubownego oraz tabele opłat.

Przedsiębiorcy, którzy chcieliby poddać spory pod rozstrzygnięcie Sądu Arbitrażowego przy Krajowej Izbie Gospodarczej w Warszawie powinni zawrzeć w umowie z kontrahentem (w treści tej umowy lub w oddzielnym dokumencie, potwierdzonym i zaakceptowanym przez obie strony transakcji) modelową klauzulę arbitrażową tego sądu w brzmieniu:

„Wszelkie spory wynikające z tej umowy lub pozostające w związku z nią będą rozstrzygane ostatecznie na podstawie Regulaminu Arbitrażowego Sądu Arbitrażowego przy Krajowej Izbie Gospodarczej w Warszawie, obowiązującego w dniu wszczęcia postępowania, przez arbitra lub arbitrów powołanych zgodnie z tym Regulaminem.”

KOSZTY POSTĘPOWANIA POLUBOWNEGO

Zanim przedsiębiorca zdecyduje się na wskazanie w umowie zwykłego lub polubownego trybu rozpoznania sporów, powinien rozważyć charakter transakcji i jej wartość, ryzyko sporów, jakie mogą powstać w związku z transakcją czy państwo pochodzenia kontrahenta. Te wszystkie elementy mogą bowiem wpływać na koszty postępowania zarówno polubownego, jak i przed właściwym sądem państwowym. Postępowanie arbitrażowe – podobnie jak postępowanie sądowe – podlega opłatom.

W postępowaniu polubownym z reguły strony ponoszą dwa rodzaje kosztów – opłatę rejestracyjną oraz opłatę uzależnioną od wartości przedmiotu sporu. Czynnikami, które wpływają na wysokość tej opłaty są:

  • wartość przedmiotu sporu
  • poziom zawiłości sprawy
  • liczba arbitrów biorących udział w rozpoznaniu sprawy
  • aktywność stron i ich współdziałanie w dążeniu do rozpoznania sprawy
  • czasochłonność postępowania.

Często, odmiennie niż w postępowaniu przed sądem państwowym, to sąd arbitrażowy ustala wysokość opłaty po wniesieniu sprawy przez stronę i wzywa ją do zapłaty określonej sumy w wyznaczonym terminie. Koszty postępowania ostatecznie ponosi strona przegrana. Niemniej jednak, przynajmniej część kosztów postępowania musi pokryć z góry ta strona, która postępowanie arbitrażowe inicjuje.

Wysokość kosztów postępowania polubownego różni się w zależności od instytucji, której powierzono rozpoznanie sprawy. Proste porównanie wysokości opłaty sądowej od pozwu wnoszonego do polskiego sądu powszechnego i sądu arbitrażowego może powodować wrażenie, że postępowania alternatywne bywają droższe. Nie można jednak zgodzić się z taką oceną.

Znamy warunki i koszty prowadzenia sporów przed polskimi sądami. Przedsiębiorcy mogą w prosty sposób sprawdzić ile będzie wynosiła opłata sądowa od pozwu w ich sprawie. Jeśli jednak spór z mocy postanowień umowy lub niedookreślenia tej okoliczności przez strony będzie rozpoznawany przez sąd innego państwa, trudniej ustalić związane z tym koszty. Dodatkowo, w postępowaniu przed sądem innego państwa polski przedsiębiorca zapewne będzie chciał skorzystać z profesjonalnej pomocy prawnika zagranicznego. Koszty obsługi prawnej zagranicą bywają znacznie wyższe niż w Polsce. Do tego należy również doliczyć wydatki na podróże czy tłumaczenia dokumentów.

Ponadto, postępowanie polubowne jest jednoinstancyjne, co wprost wpływa na ograniczenie jego kosztów (niższe koszty obsługi prawnej, brak kosztów postępowania odwoławczego).

Kolejnym elementem jest czas, którego wartość trudno przecież zmierzyć. Postępowanie arbitrażowe toczy się znacznie szybciej niż postępowanie sądowe. Obecnie w postępowaniach przed polskimi sądami powszechnymi ostateczne wyroki zapadają po około 2 latach. Postępowania polubowne przed polskimi stałymi sądami arbitrażowymi kończą się po około 4-5 miesiącach.

Wskazane czynniki pokazują, że trudno przesądzić czy postępowanie arbitrażowe jest tańsze niż postępowanie toczące się przed sądem państwowym. Na całokształt kosztów składa się bowiem wiele różnorodnych czynników, z których nie wszystkie da się wprost wyrazić w pieniądzu. Można wycenić wartość wszelkich opłat sądowych, wynagrodzeń za usługi prawników i ekspertów, koszty tłumaczeń, koszty podróży, straty wynikające z nienależytego wykonania umowy przez kontrahenta, braku płatności w terminie i zachwiania równowagi przepływów pieniężnych w przedsiębiorstwie. Trudniej natomiast wycenić własny czas przedsiębiorcy przeznaczony na prowadzenie sporu z zagranicznym kontrahentem, nieprzewidywalność postępowania sądowego czy wreszcie straty reputacyjne.

Wobec tego, alternatywne dla sądu państwowego metody rozpoznawania sporów są niewątpliwie korzystne w przypadku spraw:

  • toczących się pomiędzy podmiotami pochodzącymi z różnych państw
  • skomplikowanych, wymagających eksperckiej wiedzy i doświadczenia dla prawidłowego i rzetelnego rozpoznania
  • gdzie przedmiot sporu ma znaczną wartość.

Szybkość i odformalizowanie postępowania polubownego, możliwość zawarcia daleko idącego kompromisu, dostęp do międzynarodowych ekspertów, jednoinstancyjność i racjonalne koszty przemawiają za upowszechnieniem tego rodzaju rozwiązań.