E-doręczenia to nowoczesne rozwiązanie w komunikacji elektronicznej, które budzi wiele pytań i wątpliwości w kontekście jego praktycznego zastosowania. W artykule znajdziesz odpowiedzi na kluczowe kwestie, takie jak: wyszukiwanie i identyfikacja adresata e-doręczeń, różnice między e-doręczeniami a platformą ePUAP, decyzje urzędów dotyczące wyboru formy korespondencji – elektronicznej, papierowej lub hybrydowej, oraz konieczność składania wniosku o adres w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE). Poruszymy także wiele innych tematów związanych z e-doręczeniami. Zapraszamy do lektury.

Identyfikacja adresata w e-doręczeniach

Wyszukiwanie adresów w e-doręczeniach odbywa się w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE). Adres w bazie można sprawdzić, korzystając ze swojej skrzynki na platformie gov.pl. Wpisy do BAE różnią się w zależności od dostawcy usług:

  • Jeśli korzystasz z usług publicznego dostawcy, np. Poczty Polskiej, aktywacja adresu automatycznie powoduje jego wpisanie do BAE.
  • W przypadku dostawców komercyjnych konieczne jest złożenie osobnego wniosku o wpis.

Dostęp do bazy mają tylko uwierzytelnieni użytkownicy korzystający z usług e-doręczeń. Co ważne, podmioty publiczne mogą wyszukiwać adresy osób fizycznych, jednak wyłącznie na podstawie danych, które już posiadają, co zapewnia ochronę danych osobowych.

Chcesz wiedzieć, jak posługiwać się e-doręczeniami? Koniecznie zapisz się na szkolenia z e-doręczeń.

Różnice między e-doręczeniami a ePUAP

Platforma ePUAP umożliwia obecnie komunikację elektroniczną z podmiotami publicznymi, ale wiąże się z licznymi ograniczeniami. Adresy na ePUAP nie są w pełni powiązane z konkretnymi osobami fizycznymi czy podmiotami niepublicznymi, co prowadzi do sytuacji, w których jeden podmiot może posiadać wiele adresów wykorzystywanych w różnych sprawach.

E-doręczenia mają na celu ujednolicenie tego systemu. Nowe rozwiązanie pozwala na korzystanie z jednego, zarejestrowanego adresu elektronicznego do komunikacji zarówno z podmiotami publicznymi, jak i prywatnymi. Jest to odpowiedź na dotychczasowe trudności związane z zarządzaniem adresami elektronicznymi w różnych procedurach.

Kiedy urząd wybierze e-doręczenia, a kiedy korespondencję papierową?

Podmioty publiczne znajdą adres odbiorcy w Bazie Adresów Elektronicznych. Jeśli odbiorca nie posiada zarejestrowanego adresu e-doręczeń, dokumenty zostaną wysłane elektronicznie, ale w formie wydrukowanej i doręczonej przez operatora wyznaczonego (obecnie Poczta Polska). Wybór korespondencji papierowej lub usługi hybrydowej może być także podyktowany wymogami prawnymi.

Czy trzeba wnioskować o adres w BAE?

Jeśli chcesz korzystać z usług publicznego dostawcy e-doręczeń, nie musisz składać osobnego wniosku o wpis do BAE. Aktywacja adresu wystarczy, aby został automatycznie wpisany do bazy. W przypadku korzystania z usług komercyjnych, konieczne jest jednak osobne zgłoszenie adresu przez przedsiębiorcę.

Obowiązek posiadania skrzynki e-doręczeń

Placówki POZ i firmy

Obowiązek posiadania skrzynki e-doręczeń dotyczy firm oraz podmiotów zarejestrowanych w CEIDG, takich jak osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. W przypadku prywatnych placówek opieki zdrowotnej decyzja o posiadaniu skrzynki zależy od formy prawnej prowadzonej działalności.

Osoby fizyczne

Dla osób fizycznych korzystanie z e-doręczeń jest dobrowolne. Mogą one zdecydować się na założenie skrzynki w zależności od swoich potrzeb.

Nie wiesz, jak założyć skrzynkę do doręczeń elektronicznych? Skorzystaj z bogatej oferty szkoleń z e-doręczeń.

Wysyłanie PIT-11 do byłego pracownika

E-doręczenia są przeznaczone do komunikacji między obywatelami, firmami a podmiotami publicznymi. Nie służą jednak do przesyłania dokumentów pracowniczych, takich jak PIT-11, byłym pracownikom.

Wysyłka pism między pełnomocnikami

Zgodnie z przepisami, pisma między pełnomocnikami mogą być wysyłane na adresy zarejestrowane w Bazie Adresów Elektronicznych. Jeśli taki adres nie jest dostępny, doręczenia realizuje się za pomocą kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, z której pochodzi podanie.

Czy wydruk dokumentu z e-doręczeń jest honorowany?

Jeśli otrzymasz dokument elektroniczny, taki jak odpis aktu urodzenia, jego wydruk nie ma mocy prawnej. Dokumenty przesyłane elektronicznie, np. w formacie XML lub PDF, są opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Powinny być przekazywane wyłącznie w formie cyfrowej, ponieważ tylko taka forma jest prawnie honorowana.

Zostań ekspertem od e-doręczeń – szkolenia w Centrum Verte czekają na Ciebie!

W erze dynamicznego rozwoju cyfrowych rozwiązań, e-doręczenia stają się kluczowym elementem sprawnej komunikacji zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym. Chcesz być na bieżąco z przepisami, wdrożeniami i praktycznymi aspektami e-doręczeń? Centrum Verte oferuje kompleksowe szkolenia z e-doręczeń, które nie tylko rozwieją Twoje wątpliwości, ale też przygotują Cię do efektywnego wdrażania nowoczesnych rozwiązań w Twojej organizacji. Nie czekaj – zainwestuj w swoją wiedzę już dziś!

Podsumowanie

E-doręczenia to krok w stronę nowoczesnej, wygodnej i bezpiecznej komunikacji elektronicznej. Dzięki temu systemowi zarówno obywatele, jak i przedsiębiorcy zyskają możliwość szybszego załatwiania spraw urzędowych oraz lepszego zarządzania korespondencją elektroniczną. Nowe rozwiązanie eliminuje ograniczenia platformy ePUAP, jednocześnie oferując większą transparentność i funkcjonalność w obiegu dokumentów.