Kiedy transakcja przebiega pomyślnie, żadna ze stron nie zastanawia się nad tym, czy wszystkie istotne elementy umowy zostały zgodnie ustalone, a wynegocjowane warunki znalazły ostatecznie potwierdzenie w dokumencie przyjętym i podpisanym przez każdą z nich. Znaczenie pisemnej umowy rośnie, gdy towar nie jest zgodny z zamówieniem, zaginął lub został uszkodzony, nabywca odmawia jego odbioru albo nie zapłacił ceny w terminie. Mimo że przedsiębiorcy doskonale wiedzą, iż takich zdarzeń nigdy nie można wykluczyć, nadal często rezygnują z zawierania pisemnych umów, a w relacjach biznesowych polegają wyłącznie na formularzach zamówień lub wymianie korespondencji z kontrahentami. Z jednej strony ufają, że transakcja przebiegnie pomyślnie. Z drugiej strony, funkcjonują w przekonaniu, że nie powinni narzucać swoich warunków, aby nie stracić biznesowej szansy. Jednak jeśli nie wyartykułujemy naszych oczekiwań, warunki narzuci kontrahent. Wówczas należy się liczyć z tym, że – korzystając z okazji – druga strona zaproponuje rozwiązania wygodne dla siebie.

Brak pisemnej umowy między stronami nie oznacza, że transakcja nie podlega żadnym przepisom. Ramy prawne wyznaczają powszechnie obowiązujące regulacje krajowe, a w transakcjach zagranicznych również postanowienia umów międzynarodowych lub konwencji. Dla przykładu większość umów sprzedaży towarów w obrocie zagranicznym podlega Konwencji Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów z dnia 11 kwietnia 1980 r., choć nie zawsze kontrahenci zdają sobie z tego sprawę. Od stron umowy zależy, czy zakres ich praw i obowiązków będzie określany przez powszechnie obowiązujące przepisy czy też zostanie dostosowany do warunków konkretnej transakcji i potwierdzony na piśmie.

PISEMNE KORZYŚCI, CZYLI DYKTUJ WARUNKI

Przygotowanie projektu umowy w handlu zagranicznym warto wziąć na siebie i traktować to jako przywilej, działający na naszą korzyść, a nie przykry formalny obowiązek. Strona, która projektuje treść umowy może – w ramach dopuszczalnej swobody – zaproponować rozwiązania korzystne dla siebie. Polski przedsiębiorca może na przykład wskazać prawo polskie jako prawo właściwe dla umowy, co prawdopodobnie nie zdarzy się, jeśli treść postanowień będzie tworzył zagraniczny kontrahent. Może również zasugerować, aby ewentualne spory między stronami były rozpoznawane przez polski lub międzynarodowy sąd polubowny na podstawie oficjalnych i przewidywalnych zasad arbitrażu międzynarodowego. Istnieje ryzyko, że druga strona nie wyrazi zgody na takie rozwiązania i będzie dążyć do ich zmiany. Warto jednak negocjować i wskazać zagranicznemu partnerowi obopólne korzyści.

W umowie strony mogą określić w szczególności:

  • specyfikację towarów
  • sposób opakowania
  • wymaganą dokumentację
  • warunki i terminy dostawy i odbioru towarów
  • moment przeniesienia własności towarów
  • warunki i terminy płatności ceny
  • klauzule waloryzacyjne
  • sposoby zabezpieczenia transakcji
  • podział ryzyka i zasady odpowiedzialności
  • prawo właściwe
  • jurysdykcję sądu
  • zapis na sąd polubowny.

Wskazane elementy mają przykładowy charakter, a strony dysponują daleko idącą swobodą kształtowania wzajemnych relacji.

UMOWA WŁASNA LUB MODELOWA

W dobie powszechnego dostępu do informacji, przygotowanie pisemnej umowy, nawet na potrzeby transakcji zagranicznych, nie jest tak skomplikowane jakby się mogło wydawać. Przedsiębiorcy mogą wynegocjować i opracować treść umowy samodzielnie lub skorzystać z pomocy profesjonalnego doradcy.

W umowie warto uregulować wszystkie zagadnienia ważne dla stron i uwzględnić nawet takie postanowienia, które pozornie mogą wydawać się nieistotne, jak na przykład:

  • warunki zmiany ceny,
  • moment przejścia własności towaru,
  • zapis na sąd polubowny,
  • zastrzeżenie, że dla interpretacji treści umowy wiążąca jest polska wersja językowa.

Choć umowa powinna kompleksowo regulować prawa i obowiązki stron transakcji, nie musi być obszerna. Warto zwrócić uwagę na to, aby jej treść i poziom szczegółowości były dostosowane do charakteru transakcji oraz wiążącego się z nią ryzyka. Nie ma bowiem potrzeby tworzenia bardzo skomplikowanej i rozbudowanej umowy dla prostej, jednorazowej transakcji. Wystarczające będzie przygotowanie zwięzłego dokumentu określającego podstawowe prawa i obowiązki obu stron. Sporządzenie bardziej szczegółowej umowy będzie natomiast zasadne w przypadku skomplikowanych transakcji oraz tych o znacznej wartości. Ponadto, strony pozostające w stałych stosunkach gospodarczych i dokonujące między sobą powtarzalnych czynności mogą zawrzeć umowę ramową lub ustalić ogólne warunki umowy regulujące całokształt ich wzajemnych stosunków handlowych. W takim przypadku, konkretne zamówienia mogą być bezpiecznie realizowane w oparciu o uproszczone formularze zamówienia.

Samodzielne przygotowanie umowy wiąże się z ryzykiem pominięcia istotnych elementów jej treści lub wprowadzeniem postanowień sprzecznych z przepisami prawa. W celu wyeliminowania takich nieprawidłowości i uproszczenia procesu przygotowania umowy, w obrocie zagranicznym przedsiębiorcy mogą również skorzystać z umów modelowych (wzorcowych) opracowanych i udostępnianych przez organizacje międzynarodowe. Umowy modelowe dostępne są w wielu wersjach językowych, w tym w języku polskim, co znacznie ułatwia dostosowanie wzoru do konkretnej transakcji i tworzenie dwujęzycznych, na przykład polsko-angielskich kontraktów, wygodnych dla zagranicznych partnerów.

Przedsiębiorcy powszechnie posługują się modelami umów opracowanymi przez Międzynarodową Izbę Handlową z siedzibą w Paryżu. Wzory zostały przygotowane przez doświadczonych, międzynarodowych ekspertów. Wobec tego prawidłowe ich stosowanie daje gwarancję zachowania przez kontrahentów najwyższych standardów w obrocie międzynarodowym, znacznie upraszcza proces negocjacji i przygotowania pisemnej umowy oraz pozwala uniknąć błędów, które w przyszłości mogą spowodować powstanie sporu.

Na potrzeby międzynarodowego handlu towarowego Międzynarodowa Izba Handlowa przygotowała umowę modelową międzynarodowej sprzedaży – wyroby gotowe przeznaczone do odsprzedaży. Wzór skierowany jest do eksporterów, importerów i dystrybutorów gotowych towarów w transakcjach zagranicznych. W szczegółowy sposób reguluje zagadnienia dotyczące stosowania prawa, warunków dostawy, płatności, podziału ryzyka, odpowiedzialności stron i niezbędnej dokumentacji transakcyjnej. Umowa modelowa składa się z dwóch części – Części Szczególnej i Ogólnych Warunków. Charakteryzuje się elastycznością i możliwością dostosowania jej treści do konkretnej transakcji.

INCOTERMS

Dla uproszczenia relacji handlowych w umowie lub innym wzajemnym porozumieniu czy formularzu zamówienia strony mogą określić warunki dostawy towarów odwołując się do funkcjonujących w handlu zagranicznym INCOTERMS.

INCOTERMS to międzynarodowe i powszechnie stosowane przez eksporterów i importerów reguły określające warunki sprzedaży towarów właściwe dla różnych form transportu (morskiego, lotniczego, lądowego). INCOTERMS określają w szczególności:

  • podział kosztów
  • podział odpowiedzialności
  • podział ryzyka
  • moment przejścia własności towarów.

Aktualnie obowiązujące INCOTERMS2010 weszły w życie w dniu 1 stycznia 2011 roku i zastąpiły wersję z 2000 roku.

Powoływanie się w handlu zagranicznym na INCOTERMS jest korzystne dla stron transakcji oraz istotnie ogranicza dyskusje i ewentualne niedomówienia dotyczące szczegółowych warunków dostawy, płatności, odpowiedzialności, podziału ryzyka czy momentu przejścia własności towarów. Te wszystkie elementy są znane z góry a strony, decydując się na określony rodzaj INCOTERMS, jednocześnie zgadzają się na wynikające z niego warunki, które zasadniczo nie wymagają dodatkowego uszczegóławiania.